Go Ahead Connect en het Excel Syndroom

Ken je dat? Afdelingen die helemaal van Excel bestanden aan elkaar hangen? Excels waar meerdere mensen in samen werken en informatie uit gebruiken. Als je geluk hebt staan deze Excels op een plek waar de afdeling haar bestanden netjes deelt, zoals Office 365. Met een beetje pech worden deze bestanden regelmatig rondgestuurd via email. Of nog erger ze leven uitsluitend in mailboxen van je mensen.

Zo lang er niets misgaat zal dit proces prima verlopen. Het gaat al jaren zo, dus waarom zou het niet werken? Het is heel makkelijk om per ongeluk dit fragile proces te verstoren en gegevens te verliezen.

Stel je het volgende scenario voor… Karin bereidt zich voor op een komende rapportage. Ze pakt de rapportage van twee maanden geleden, die was natuurlijk nog goed. Ze haalt de gegevens eruit en stuurt deze naar Jan met de vraag om de gegevens aan te vullen voor een komende rapportage. Op de afdelingsvergadering vraagt zij ook Lennert om zijn gegevens aan te leveren.

Jan ziet het mailtje binnenkomen met het bestand van Karin en gaat hierin verder werken en vult de gegevens aan. Hij heeft behoefte om nog extra gegevens te delen, dus maakt hij wat extra kolommen voor notities en voor wat extra gegevens die hij nog kwijt moet en slaat de Excel op met de datum en zijn initialen. Eindelijk klaar! Dus Jan mailt zijn versie van het bestand terug naar Karin.

Ondertussen is Lennert netjes in de online-versie op Office 365 aan het werk. Daar staat de versie die Karin vorige maand had klaargezet. Hierin heeft ze een aantal structurele wijzigingen doorgevoerd op verzoek van het MT. Ook hij heeft zijn gegevens netjes ingevuld en stuurt een chatbericht naar Karin dat hij klaar is en dat het bestand online staat.

Tja en dan komt het moment dat de rapportage opgeleverd moet worden. Met een naderende deadline komt Karin erachter dat de informatie verspreid is over verschillende Excelbestanden met elk zijn eigen opmaak Gevolg: Zij is uren zoet met het repareren van haar Excel bestand en de rapportage. Herkenbaar? Zonde van de tijd en de frustratie.

Nu loopt het in bovenstaand scenario mis op basis van gegevens en structuur. Dit is op te lossen door goede werkbeschrijvingen en bestandsnaamconventies, mits iedereen zich daar netjes aan houdt. Neemt niet weg dat er nog een probleem is met bovenstaand scenario. Het bestand is niet meer netjes één bestand, maar ik tel minimaal 10 plekken waar het bestand nu extra is opgeslagen, variërend van lokale/netwerk schijven, mailboxen, exchangeserver en Office 365. Dit slokt veel kostbare opslagruimte op.

Hoe kan je dit nou oplossen? Grote maatwerk applicaties, specifiek voor deze afdeling is natuurlijk geen goede oplossing. Alles wat je aan tijd en geld bespaard door fouten te voorkomen en opslagruimte te beperken, kan je in één klap overmaken aan je softwareleverancier. Kant-en-klare softwarepakketten zijn natuurlijk een optie als de licentiekosten niet de pan uitrijzen. Natuurlijk moet je proces hier precies in passen of moet je bereid zijn om jouw proces aan te passen aan de standaarden in de software.

Sinds een aantal jaar bestaat er een perfecte mix tussen deze twee mogelijkheden. No-code software bied je als organisatie de mogelijkheid om tegen voorspelbare kosten en met hoge efficiëntie een maatwerkapplicatie te ontwikkelen. De applicatie is toegespitst op jouw processen en behoeftes. Er zijn inmiddels verschillende van deze no-code platformen, zoals Betty Blocks, WEM en Outssytems. Deze platformen bieden vele tools voor het integreren van informatie uit andere systemen, invoeren van eigen data en het exporteren naar andere systemen.

Wil jij weten wat hoe wij je van het Excel syndroom af kunnen helpen met No-Code software? Neem dan contact met ons op.

Go Ahead Connect, voorbij het gangbare.

email: info@goaheadconnect.nl

of

Telefoon: 0633311159.